Case: uitgever

Bij een uitgever was de vraag hoe zij hun financiele order2cash processen konden optimaliseren. Agilis heeft hier een plan van aanpak voor geschreven en in een periode van 2 maanden een nieuwe dienstverlening bij de klant ingericht.

Het order to cash proces kreeg om diverse redenen onvoldoende aandacht waardoor:

• De omzet laat gefactureerd werd;
• Relatief veel onjuiste facturen werden verzonden, met onjuiste adresgegevens en/of onjuiste bedragen;
• Een deel van de nota’s onbezorgd retour kwam;
• Follow-up van openstaande vorderingen niet consequent werd uitgevoerd, en met onvoldoende daadkracht;
• De betalingsdiscipline van de klanten laag was, vorderingen stonden lang open.

Het gevolg was dat circa 10% van de omzet nooit binnen kwam en circa 30% te laat.

Behaald resultaat

Door inzet van Agilis zijn deze knelpunten verholpen en kreeg het management daarbij ook nog tijd vrij, men stuurt nu op kerncijfers (zoals snelheid en kosten). Daarbij heeft men een adequate management rapportage over de voortgang van de processen, wat de transparantie verbetert. Hierdoor kan beter worden gestuurd op bijvoorbeeld key-accounts.

Na zes maanden was nog maar 1% van de omzet oninbaar en kwam 90% van de omzet op tijd binnen.

Aanpak Agilis

Door uitvoeren van een APS (Agilis Proces Scan) is het proces in kaart gebracht en zijn de knelpunten geanalyseerd, hier is circa 3 weken voor uitgetrokken (van start tot rapportage). In de rapportage zijn de bevindingen gescheiden in quick wins en verdere verbeterpunten.

Als quick wins werden direct enige aanpassingen aangebracht in het proces, door aanpassingen van de wijze van plannen van werkzaamheden (conform de workflow gedachte) en weglaten van een aantal subactiviteiten die geen feitelijke toegevoegde waarde leveren (“waste”). Daarnaast is de incasso wijze aangepast, wat ook tot directe verbeteringen leidde. Tevens is er een afkadering van de activiteiten en verantwoordelijkheden gemaakt tussen de operationele en transactionele activiteiten. Hierdoor waren we in staat om beter inzichtelijke management rapportage aan te leveren en is er duidelijk wie voor welke activiteit verantwoordelijk is.

Deze quick wins werden binnen 3 weken door een Agilis consultant geïmplementeerd, waarna nog 6 weken (met aflopende intensiteit) nazorg werd geleverd om te borgen dat de quick wins ook daadwerkelijk het beoogde resultaat bereikten.

Business case BPI

Separaat van het Quick Win traject is door Agilis en de klant een business case opgesteld voor het doorvoeren van verdergaande procesverbeteringen, in de vorm van business proces insourcing (BPI).

Uitgangspunten van de business case:

• Rationalisatie van processen. Simpeler maken (gebruik makend van Lean);
• Implementatie van workflow voor resterende werkprocessen;
• Implementatie van een gespecialiseerde proces tool, die gekoppeld wordt aan het bestaand ERP systeem;
• Ontwikkeling van KPI’s die de basis vormen voor de afspraken over dienstverlening;
• Na implementatie van bovenstaande neemt Agilis de operationele procesverantwoordelijkheid over op basis van een SLA waarin afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van de kpi-waarden. De kosten voor de dienstverlening van Agilis is variabel met de omvang van het procesvolume (prijs per factuur) ;
• In de business case is een aantal scenario’s uitgewerkt ten aanzien van de inzet van mensen, op korte en langere termijn. Gekozen is voor de variant met het phase-out/phase-in principe, waarbij verloop van vaste medewerkers wordt gecompenseerd door inzet van Agilis resources.

Door processen te verbeteren, slimmere systemen in te zetten en meer op prestatienormen te gaan werken is binnen 9 maanden het werkkapitaal sterk gestegen. Zowel de DSO, totale uitstaande debiteuren als het aantal debiteuren die uitstonden zijn allen sterk gedaald (zie  figuur).